Proyectos de mejora:
5. Áreas administrativas

Las áreas administrativas y de soporte son una parte fundamental de cualquier organización, ya que actúan como el motor que respalda las operaciones principales y aseguran la fluidez en la toma de decisiones y en la gestión de recursos. Sin embargo, a menudo se enfrentan a ineficiencias como actividades repetitivas, procesos no estandarizados, retrasos en los flujos de trabajo y falta de coordinación entre equipos.

Aplicar la metodología Lean en estas áreas permite identificar y eliminar los desperdicios que afectan a su rendimiento, mejorando la agilidad, la productividad y la calidad de los resultados. 

Desde ARN, aplicamos Lean de manera personalizada para transformar las áreas administrativas, utilizando un enfoque práctico y estructurado que ayude conseguir los objetivos y necesidades planteadas por la organización: 

  • Creación, implantación y extensión de Modelos de Excelencia en áreas administrativas

  • Análisis y optimización de procesos de un Departamento o área concreta (Compras, Logística, RRHH. Legal, Dpto. Comercial, Proyectos….)

  • Análisis de la estructura organizacional y equilibrado de tareas de un equipo de trabajo

  • Optimización de procesos transversales de la organización.

NUESTRA METODOLOGÍA

En ARN, somos especialistas en desplegar la Excelencia Operacional en toda la cadena de valor de las organizaciones, incluyendo los procesos administrativos, de soporte y de oficina. 

Sabemos que son áreas clave para el éxito organizacional, por lo que las abordamos con el mismo rigor y metodología que aplicamos en las áreas industriales y operativas.

Para lograrlo, utilizamos una metodología robusta, basada en los principios del Lean, y adaptada completamente a los entornos administrativos. Esto nos permite transformar áreas, departamentos y procesos mediante el uso de herramientas prácticas y efectivas.

Nuestro enfoque combina:

  1. Análisis exhaustivo: realizamos un mapeo detallado de los procesos existentes, identificando los flujos de valor, las áreas críticas y las oportunidades de mejora.

  2. Participación activa: involucramos a las personas clave de tu organización, para garantizar que las soluciones propuestas estén alineadas con las necesidades reales y cuenten con el apoyo del equipo que las llevará a cabo.

  3. Eliminación de desperdicios: aplicamos herramientas Lean completamente adaptadas a estos entornos, para identificar y eliminar actividades que no aportan valor, optimizando tiempos, recursos y resultados.

  4. Plan de acción enfocado: diseñamos e implementamos un plan estructurado y concreto para alcanzar los objetivos definidos al inicio del proyecto, asegurando que los resultados sean medibles, sostenibles y alineados con las necesidades específicas de tu organización.

El plan de acción resultante se centra en la eliminación de actividades de no valor añadido, estandarización de las operaciones, mejora de la planificación de actividades y organización de los equipos, optimización del flujo del proceso, automatización de tareas repetitivas y consolidación de rutinas diarias.

Las etapas que seguimos habitualmente dentro de los proyectos que implican optimización de procesos de áreas administrativas son los siguientes:

SELECCIÓN

1.

PRIORIZACIÓN DE PROCESOS

DEFINICIÓN DEL PROCESO

2.

CREACIÓN DE CARTA DE PROYECTO

3.

ELABORACIÓN DEL SIPOC

ANÁLISIS DEL PROCESO

4.

MAPEO DEL PROCESO ACTUAL

5.

IDENTIFICACIÓN  OPORTUNIDADES DE MEJORA

6.

ANÁLISIS CAUSA RAÍZ

7.

MAPPING DE PROCESO FUTURO

8.

ELABORACIÓN PLAN ACCIÓN PRIORIZADO

MEJORA DEL PROCESO

9.

EJECUCIÓN PLAN DE ACCIÓN

10.

SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN

11.

CUANTIFICAR MEJORAS

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