Lean Office

• Aprender a identificar despilfarros e ineficiencias en áreas no operativas.

• Aprender a estandarizar los procesos y actividades administrativas.

• Conocer qué herramientas Lean son las más útiles en el entorno office y cómo aplicarlas y adaptarlas a tu organización.

• Analizar y simplificar los procesos, optimizando los flujos de información y reduciendo el tiempo de ejecución de los procesos (Lead-Time).

• Mejorar la calidad de servicio que se da a los clientes internos y externos.

La metodología Lean también se aplica en empresas de servicios o departamentos no productivos donde el trabajo es fundamentalmente de carácter administrativo. 

El curso Lean Office es una formación diseñada para aplicar las herramientas y principios del Lean a cualquier proceso administrativo, soporte o de oficina. Estos entornos son ideales para reducir los despilfarros, ya que un gran porcentaje de los costes de las organizaciones están relacionados con este tipo de procesos.

La formación Lean Office de ARN va dirigida a todas aquellas personas que lideren o trabajen en un departamento soporte (finanzas, recursos humanos, call center, atención al cliente, administración, informática, legal, contabilidad, compras…) que quieran aprender las mejores prácticas para optimizar cualquier proceso dentro de su organización, independientemente del sector al que ésta pertenezca.

• Introducción al Lean en entornos office

• Los 7 despilfarros y los 5 Principios del Lean

• Herramientas de Análisis de procesos

• Voz del cliente – Encuesta Shiba

• SIPOC

• Mapping Actividades.

• Herramientas de priorización.

• Herramientas básicas del Lean Office

  • 5S y Gestión Visual.

  • Estandarización.

  • Matriz de Polivalencia

• Resolución de problemas

• Equilibrado de cargas de equipos administrativos.

• Cómo desplegar Lean Office en tu organización o departamento

• Presentación Casos de éxito.

La formación se desarrolla bajo un método pedagógico con carácter práctico y participativo, diseñado para permitir a los alumnos poner en práctica todos los conceptos y herramientas explicados.

La duración de la formación Lean Office puede variar entre 1 y 3 días, dependiendo de las dinámicas utilizadas y de la profundidad con que se impartan los conceptos. A continuación, se explican cada uno de ellos:

• Formación teórica (1 jornada): la formación teórica se combina con pequeños ejercicios prácticos, videos y ejemplos reales para asimilar de manera óptima cada uno de los conceptos tratados.

• Formación teórico-práctica (2 jornadas): la formación teórica se combina con un role-play real donde se simula el funcionamiento de una empresa que ofrece un servicio y cada alumno asume una función dentro dicha empresa. Se realizan dos simulaciones para que los alumnos pongan en práctica las herramientas de análisis y mejora del proceso aprendidas en la parte teórica y observen de forma real cómo son capaces de mejorar los resultados del proceso simulado.

• Formación teórico-práctica (3 jornadas): se sigue la misma dinámica que en la formación de dos días, pero se profundiza con mayor intensidad en el apartado de resolución de problemas y equilibrado de cargas de trabajo de los diferentes puestos simulados. En este caso, se hacen 3 simulaciones del proceso, aplicando en cada una de ellas, de forma ordenada, las diferentes herramientas disponibles que permiten conseguir los objetivos de mejora marcados en cada caso.

Esta formación Lean Office es especialmente rica dado que permite reflexionar, experimentar y practicar las herramientas y buenas prácticas de la mejora continua aplicables en este entorno, a través de la metodología “learning by doing” (aprender haciendo).